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Unterhält man Geschäftskontakte zu ausländischen - hier polnischen - Firmen stellt sich zwangsläufig die Frage nach der Durchsetzung der Ansprüche. Man sollte schon im Vorfeld entsprechende Maßnahmen treffen. Die Durchsetzung der Forderung in Polen - sprich Inkasso in Polen - erfordert in der Regel einen höheren Zeitaufwand und auch eine größere finanzielle Anstrengung. Was kann man also machen?
Die sorgfälte Vorbereitung des Geschäftsschlusses in Polen ist besonders wichtig. In dieser Phase werden den meisten Fehler gemacht. Wenn die Fehler hier gravierend sind, ist eine erfolgreiche Betreibung der Forderungen in Polen meist später nicht mehr möglich. Das Inkasso scheiter dann zwangsläufig.
die andere Geschäftskultur in Polen
Selbstverständlich müsste eigentlich sein, dass man als deutscher Geschäftsmann weiß, dass man in Polen einen anderen Kulturkeis betritt. Dies ist eigentlich so selbstverständlich, dass man dies nicht erwähnen müsste, wenn man nicht in der täglichen Arbeit als Anwalt in Polen jeden Tag erleben würde, dass diese Information von vielen deutschen Geschäftsleuten völlig ignoriert wird.
Man denkt, dass Geschäfte in Polen genauso laufen, wie in Deutschland. Handel ist Handel und dies funktioniert überall auf der Welt so wie in Deutschland. Mit dieser Einstellung kommt man in Polen schnell an seine Grenzen und wird unliebsame Erfahrungen machen. Der Markt und die Geschäftskultur in Polen ist anders als in Deutschland. In Polen zählen gute Kontakte viel mehr als in Deutschland.
Wer erstmalig in Polen Geschäfte machen will, kennt meistens weder die Sprache noch die polnische Kultur. Er weiß nicht bei welchen Behörden er was anmelden muss und ist völlig auf die Hilfe eines Dolmetschers und Kenners der jeweilgen Stadt angewiesen.
Vertrauen ist gut - Kontrolle ist besser !
Der erste Fehler passiert meistens schon bei der Auswahl des Dolmetschers. Diese Person ist äußerst wichtig. Kaum nachzuvollziehen ist, wenn z.B. in der eigenen Firma niemand existiert, der der polnischen Sprache mächtig ist, wenn man ernsthaft in Polen Geschäfte machen möchte. Man sollte auch ernsthaft in Erwägung ziehen selbst die Sprache zu lernen, auch wenn dies einen enormen Zeitaufwand erfordert. Der Verfasser weiß, wovon er spricht! Wer aber ohne die Sprache zu sprechen die Verhandlungen mit der Gegenseite führt ohne eigenen Dolmetscher, sondern allein über eine Kontaktperson der Gegenseite, macht schon den ersten Fehler, da er sich in die Abhängigkeit begibt. Man kann so keine”Zweitinformationen” einholen und sich über bestimmte Praktiken in Polen und z.B. über Verwaltungsvorgänge oder über die Rechtslage informieren. Alle wichtigen Informationen bekommt man faktisch von der Gegenseite.
Es macht auf jeden Fall Sinn sich vor dem Vertragsschluss mit dem polnischen Geschäftspartner vorher über dessen Geschäft zu informieren. Ähnlich - wie in Deutschland - gibt es hier auch in Polen Anbieter, die wesentliche Daten von polnischen Firmen und auch u.U. Informationen über dessen Kreditwürigkeit anbieten. Dieser Bereich ist aber in Polen bei weitem nicht so ausgebaut, wie z.B. in Deutschland.
Informationen über den polnischen Geschäftspartner
Was man aber selbst machen kann, ist dass man zunächst die Eintragungen im Gewerberegister (bei Einzelfirmen und bei BGB-Gesellschaften) bzw. im Handelsregister - KRS - (z.B. für die GmbH , OHG, AG etc) überprüft. Auch die Bestätigung der Eintragung beim Finanzamt (NIP) kann man sich vom Vertragspartner vorlegen lassen.
Wichtig sind auch vollständige Anschriften und Bezeichnungen der polnischen Firma und Kontoverbindungen. Es kommt immer wieder vor, dass der deutsche Vertragspartner gar nicht genau weiß, wie sein polnisches Gegenüber eigentlich genau heißt und welches hier die genaue Firmenbezeichung ist.
Achtung: Vorsicht polnische Einzelfirma!
Bei Einzelfirmen in Polen ist immer der Inhaber der Firma der Vertragspartner und nicht die Firma selbst. Dies ist in Polen nicht anders als in Deutschland. Für die polnische Einzelfirma gibt es keinen Rechtsformfortsatz. Man erkennt diese Einzelfirma häufig daran, dass eben hinter der Firmenbezeichnung keine weitere Abkürzung steht, wie s.c. oder sp.zo.o. . Wenn dies der Fall ist, dass sollte man genau nachfragen, wer Inhaber der Einzelfirma ist. Aus der Gewerbeanmeldung bzw. dem Auszug aus dem Gewerberegister ergibt sich dies auch. Viele polnische Geschäftsleute wissen selbst nicht, dass es allein auf den Inhaber der Einzelfirma ankommt und schreiben meist auf ihren Briefkopf gar nicht oder nur verkürzt ihren Namen. Ein häufiger Fehler ist, dass Bezeichnungen, wie z.B. “Firma Handlowa” oder Ähnliches auf Körperschaften hindeuten. Dies ist falsch. Steht dort nur Firma Handlowa, so bedeutet dies nichts weiter als Handelsfirm dies ist in den meisten Fällen eine polnische Einzelfirma.
Wichtige Informationen können auch über Geschäftspartner eingeholt werden, wenn man diese kennt. Wichtig sind hierbei vor allen Informationen von deutschen Geschäftspartnern. Man kann ja z.B. im ersten Gespräch den polnischen Geschäftspartner fragen, ob er bereits in Deutschland zu tun gehabt hat und dezent nach dem Projekt fragen. Erfahrungen mit deutschen Partnern sind auf jeden Fall ein Pluspunkt, da sich die polnischen Geschäftskultur in vielen Punkten von der deutschen unterscheidet.
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