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Grundsätzlich ist es so, dass man bei geschäftlichen Kontakt in Polen an den Umgang mit Behörden nicht vorbeikommt.
Hier ist grundsätzlich zu beachten, dass der persönliche Kontakt weitaus häufiger zum Erfolg führt, als lediglich die rein schriftliche Korrespondenz. In Polen werden Probleme mit Behörde häufig so geregelt, sofern kein persönlicher Kontakt zum Sachbearbeiter besteht, dass man wichtige Sache mit einer Person, die eben Kontakt zur Behörde hat, zur Behörde geht und dann den Fall dort persönlich vorstellt.
Dies hat nichts mit „Illegalität“ zu tun. Es geht einfach darum, dass der persönliche Kontakt den entsprechenden Behörden- Mitarbeitern zeigt, dass die Angelegenheit und auch der zuständige Mitarbeiter auch ernst genommen werden.
Im Schriftverkehr ist es häufig so, dass man auf Antworten sehr lange warten muss und teilweise auch gar keine Antwort bekommt. Manchmal ist die Antwort auch völlig unverbindlich oder die Behörde erbittet weitere Informationen, die man vor Ort sofort geben könnte.
Zunächst ist darauf hinzuweisen, dass der telefonische Kontakt in Polen meist immer noch besser ist als ein bloßes Schreiben an die Behörde zu schicken.
Die Auskunftsbereitschaft bei Behörden am Telefon doch sehr gering sein kann. Dies gilt vor allen dann, wenn man die Behörde nicht kennt. Allgemein kann man sagen, je größer die Behörde, um so schwieriger ist das Erlangen von Informationen. Bei Anfragen per Telefon beim Gericht zum Beispiel, bekommt man auf Fragen eher die Gegenantwort, ob man als Rechtsanwalt dies nicht selbst wüsste. Ein Grund für dieses Verhalten ist immer noch im damaligen System zu sehen. Die Dienstleistungsbereitschaft hält sich immer noch in Grenzen. Darüber hinaus besteht das Problem, dass viele Behördenmitarbeiter aufgrund der vielen Umstellungen nach der Wende überfordert und verunsichert sind. Und dann gibt es da noch die Angestellten, die ihre Machtposition ausnutzen.
Es gibt aber mittlerweile auch viele positive Beispiele. So sind beim Stadtamt in Stettin viele neue junge Mitarbeiter eingestellt worden, die proffesionell und hoch motiviert tätig sind. Die Bearbeitungszeiten sind kürzer und selbst für deutsche Geschäftsleute, die nicht Polnisch können, wird Englisch gesprochen. Man merkt, dass die jungen polnischen Angestellten einfach ihr Wissen und ihre Kenntnisse anwenden wollen und hier können sich auch viele deutsche Behörden “eine Scheibe abschneiden”.
Wie bereits ausgeführt, je größer und “mächtiger” die polnische Behörde, um so schwieriger ist meist der Umgang mit derselben. Sicherlich gibt es hiervon auch Ausnahmen.
Jeder Pole hat eine “natürliche Abneigung” z.B. gegen das polnische Finanzamt . Wenn man mit dem Finanzamt in Polen Kontakt hat, dann merkt man, das dies auf Gegenseitigkeit beruht und nicht nur auf Polen beschränkt.
Weiter ist es so, dass zum Beispiel das KRS (Handelsregistergericht) in Polen von Rechtsanwälten und Geschäftsleuten gefürchtet ist. Dies liegt daran, dass hier sehr hohe Anforderungen an das Ausfüllen der entsprechenden Formulare gestellt werden. Selbst bei kleinsten Fehlern erfolgt meistens ein Beschluss bezüglich der Korrektur dieser Fehler. Sofern die Fehler beim zweiten Mal auch nicht behoben werden, erfolgt eine Abweisung des Antrages und man kann diesen dann faktisch nochmals neu komplett einreichen.
Wer schon einmal einen Erhebungsbogen vom polnischem Statistikamt (dieses vergibt die REGON) bekommen hat, weiß, dass es Bürokratie nicht nur in Deutschland gibt.
Wie solte man sich nicht verhalten?
Wenn es Problem mit polnischen Behörden gibt, dann wollen häufig deutsche Mandanten beim Behördenvertreter vor Ort “Luft ablassen” und diesen mal die Meinung sagen. Wie ich oben schon ausgeführt habe, ist der persönliche Kontakt schon wichtig, aber eben nicht auf diese Art. Es bringt überhaupt nichts, wenn vor Ort bei der Behörde der Frust abgelassen wird. Ganz im Gegenteil! Meistens führt dies zu einer Verzögerung in der Sache oder gar zur Ablehnung des Anliegens.
Sinn macht, wenn man sich vor Ort persönlich - nett und höflich - nach dem Sachstand und nach “Problemen” erkundigt. Dabei ist es vom großem Vorteil, wenn man vor Ort bei der Behörde den Besuch mit jemanden durchführt, der die Personen dort kennt. Dies hilft ungemein, da dadurch der deutsche Geschäftsmann nicht mehr als unbekannter Ausländer gesehen.
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